Menu
Cross-functional process map
ใช้ Cross-functional process map เพื่อแสดงขั้นตอนตามลำดับของกระบวนการหรือขั้นตอนในการปฏิบัติในขณะที่พวกมันข้ามไปเกียวข้องกับแผนกอื่นหรือ phase อื่น
ถ้าหากว่าอยากเรียนรู้เพิ่มเติม สามารถดูวีดีโอนี้ได้:
Process maps ช่วยคุณทำความเข้าใจและสื่อสารกิจกรรมหรือขั้นตอนในกระบวนการ. และมันยังช่วยให้คุณเห็นความสัมพันธ์ระหว่าง input และ output ในกระบวนการเพื่อค้นหาจุดที่จะต้องตัดสินใจที่สำคัญ. Cross-functional process map ช่วยให้คุณเห็น department และ phase ที่มีกิจกรรมกำลังดำเนินการอยู่.
Department (แผนกหรือหมดหมู่) หรือเรียกอีกแบบว่า “swim lanes” แยกขั้นตอนในแนวนอน. หลังจากที่คุณเพิ่ม department, คุณสามารถเพิ่ม phase. Phases แยกขั้นตอนในแนวตั้ง.
Cross-functional pocess map หนึ่งอัน
แถวคือ department และ คอลัมน์คือ Phase
สามารถตอบคำถามพวกนี้ได้:
- จุดไหนในกระบวนการมีโอกาสมากที่สุดที่จะได้รับการปรับปรุง? และมันตกอยู่ใน department และ phase ไหน?
- อุปสรรคไดใน workflow จะเกิดขึ้น้วลางานดำเนินการข้ามแผนกหรือ department?
- คุณวางแผนให้กิจกรรมใน department เสธียรขึ้นได้หรือไม่? เช่น, คุณรวบรวมขั้นตอนให้ Workflow ของคุณมี phase น้อยลงได้หรือไม่?
- สำหรับโปรเจ็คที่เจาะจงเอาใว้, กระบวนการนั้นเริ่มตันที่ไหน และจบลงที่ได?
- กระบวนการที่แท้จริง, ไม่ใช่กระบวนการที่คิดว่าถูก, หน้าตาเป็นอย่างไรก่อนที่เริ่มทำโปรเจ็ค?
- อะไรคือ input และ output ของแต่ละขั้นตอนในกระบวนการ?
- สำหรับโปรเจ็คที่เจาะตงเอาใว้ input อันไหนส่งผลน้อยที่สุดต่อ output ที่เป็นจุดสนใจมากที่สุดของเรา?
- ขั้นตอนไหนเป็นขั้นตอนที่ทำให้เกิดอาการคอขวดและเป็นต้นเหตุของดีเฟค?
- ขั้นตอนไหนส่งผลโดยตรงต่อความต้องการของลูกค้า?
- คุณสามารถลดขั้นตอน, รวมขั้นตอน, หรือยกเลิกบางขั้นตอนของกระบวนการได้หรือไม่?
- กระบวนการที่แท้จริงหน้าตาแบบไหนเวลาที่ทำโปรเจ็คเสร็จแล้ว?
| ใช้ในกรณีได | ใช้เพื่ออะไร |
|---|---|
| เริ่มทำโปรเจ็ค | ตั้งขอบเขตของโปรเจ็ค. กำหนดว่าในตอนที่เริ่มทำโปรเจ็คและตอนทำโปรเจ็คเสร็จแล้วส่วนไหนเป็นจุดสำคัญที่ควรให้ความสนใจมากที่สุด |
| ก่อนทำโปรเจ็ค | วิเคราะห์ว่าโปรเจ็คไหนควรลงมือทำและแยกส่วนต่างๆของโปรเจ็คที่ต้องการการปรับปรุง |
| กลางๆโปรเจ็ค | แยกแยะขั้นตอนในกระบวนการที่แท้จริงและ input, output, กิจกรรมต่างๆ, และข้อจำกัดของขั้นตอนนั้นๆ |
| กลางๆโปรเจ็ค | เพื่อการฝึกฝนของทีม, ค้นหา input ที่ส่งผลน้อยต่อ output ที่เราต้องการและยังไม่ต้องยุ่งกับ input พวกนั้น |
| กลางๆโปรเจ็ค | เพื่อการฝึกฝนของทีม, ลองพยายามย่อหรือลดขั้นตอนของกระบวนการ |
| เสร็จสิ้นโปรเจ็ค | บันทึกการเปลี่ยนแปลงในขั้นตอนการปฏิบัติของการะบวนการที่ถูกปรับปรุงไปแล้ว |
Data
เครื่องมือนี้ไม่มีข้อจำกัดเกี่ยวกับข้อมูลเพราะว่าคุณใช้เครื่องมือนี้เพื่อจัดเก็บและจัดระเบียบขั้นตอนของกระบวนการ
Guidelines
- สร้าง process map พร้อมกับทีมที่มีคนทำงานที่มีความเกียวข้องกับกระบวนการ
- ทีม Cross-functional สามารถช่วยคุณชี้แจงกิจกรรม, input, output, หรือข้อมูลของกระบวนการที่คุณอาจจะมองไม่เห็นจากมุมมองของคุณ
- ให้ “walk the process” (การลงไปดูกระบวนการจริงเพื่อทำความเข้าใจอย่างแจ่มแจ้ง) ตลอดเวลาเพื่อให้ process map แม่นยำ
- เวลาคุณใช้ process map เพื่อค้นหา input ที่หน้าสนใจ, ให้โฟกัสไปทีละขั้นตอน
How-to
- ในการทำงานเป็นทีม, ควานหาว่าโปรเจ็คเริ่มต้นและสิ้นสุดตรงไหน, และทบทวนแต่ละขั้นตอน
- เจาะจงว่าขั้นตอนนั้นตกอยู่ในหมดหมู่ และ phase ได
- เจาะจงข้อมูลที่เกียวข้องในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ, รวมถึง:
- กิจกรรม: ชื่อของแต่ละขั้นตอนใน process map
- Inputs: ค่าตัวแปล X ที่สามารถส่งผลกระทบต่อ output ที่เราสนใจ ไม่ว่าจะเกียวข้องโดยตรงหรือสื่อถึงในทางอ้อม
- Outputs: ค่าตัวแปล Y ที่ขึ้นอยู่กับตัวแปล X
- ข้อมูลของกระบวนการ: ข้อมูลที่นิยามตัวตนของกระบวนการ, เช่น yield หรือ DPMO ในแต่ละขั้นตอน
- ข้อมูลแบบ Lean: ข้อมูลที่ส่วนใหญ่แล้วถูกใช้เพื่อชีแจงและกำจัดของเสีย เช่น เสธียรภาพในการใช้ทรัพยากรหรือเวลาที่ใช้ต่อ 1 วงจร ในแต่ละขั้นตอน
- บันทึกข้อมูลที่ได้มาลงไปใน process map
- สร้าง process map ด้วยทีมที่มีคนที่มีงานที่ต้องทำที่เกียวข้องกับกระบวนการ. ทีมแบบ Cross-functional หรือทีมที่มีคนที่อยู่หลายๆแผนกหรือทำงานคนละ department สามารถช่วยเจาะจงกิจกรรม, input, output, หรือข้อมูลของกระบวนการที่คุณอาจจะตกหล่นไปจากมุมมอมของคนแค่คนเดียว.
- ให้ “walk the process” (การลงไปดูกระบวนการจริงเพื่อทำความเข้าใจอย่างแจ่มแจ้ง) ตลอดเวลาเพื่อให้ process map แม่นยำ
- เวลาที่ใช้ process map มาหา input ที่มีมีความเป็นไปได้, ให้เจาะจงไปทีละขั้นตอน.
หากต้องการข้อมูลเพื่มเติม, ไปที่ การใส่ Department และ Phase.