ผลิตภัณฑ์ตัวใหม่คือชุดกล่องพร้อมสีเทียน 64 แท่ง เลือกเฉดสีที่คุณชอบ แล้วระบายสีตามที่คุณชอบเท่าที่คุณต้องการ ลองดูที่ดินสอสียังคงเป็นชิ้นเดียวและยังคงใช้งานได้ดีคุณไม่แปลกใจเลยเพราะนั่นคือดินสอสี Crayola
Crayola ผลิตสีเทียนในโรงงานที่เพนซิลวาเนียตะวันออก (Eastern Pennsylvania) มามากกว่า 100 ปีแล้ว เมื่อตอนเริ่มต้น Crayola ยังไม่ได้มีชื่อเสียงเป็นที่รู้จักกันดีในผู้ผลิตสีเทียนและผลิตภัณฑ์สีต่างๆ สำหรับสร้างสรรค์งานศิลปะสำหรับเด็กๆ ถึงแม้ทุกคนจะรู้จักชื่อเสียง Crayola แต่อาจจะมีจำนวนไม่มากที่รู้ว่า Crayola ผลิตสีเทียนที่มีมาตรฐานสูง 2.2 พันล้านแท่งในแต่ละปี
Crayola เชื่อว่าการใช้ข้อมูลเพื่อช่วยในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องสามารถทำให้คุณภาพของสีเทียนนั้นดีขึ้นได้ ซึ่งไม่ได้รวมถึงปากกาเน้นข้อความ (markers) สีระบาย (Paints) ดินน้ำมัน (Clay) และผลิตภัณฑ์อื่นๆ พวกเขาเชื่อว่าโปรแกรมสถิติ Minitab สามารถใช้วิเคราะห์ข้อมูลได้ “พวกเราเชื่อว่า ทุกสิ่งที่เราทำ เราสามารถทำให้ดีขึ้นได้” Gary Wapinski , ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายผลิต (Vice President of manufacturing) อธิบายเพิ่มว่า “ทำไม Minitab ถึงเป็นกุญแจสำคัญ ที่ช่วยพวกเราเข้าใจการวิเคราะห์ทางสถิติและใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ในสิ่งที่เราต้องการ”
แนวคิดของ Crayola ในการใช้ข้อมูลนำทาง (Data-Driven) เพื่อการแก้ปัญหาเริ่มขึ้นในปี 2007 เป็นปีที่ Pete Ruggiero , รองผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการทั่วโลก(Executive vice president of global operations) ได้พบประเด็นหนึ่งขณะที่ไปเยี่ยมชมบริษัทหนึ่งในต่างประเทศ “ผมไปที่โรงงานและที่หน้างาน ผมเปิดกล่องสีเทียนกล่องหนึ่งแล้วพบว่ามีฉลากหลุดออกมาจำนวนหนึ่ง” เขายังเล่าต่ออีกว่า “เมื่อผมกลับมา ผมพูดว่าเราจะต้องทำการแก้ไขสิ่งนี้ แต่มีการโต้เถียงกันถึงสาเหตุของปัญหานี้ เราจึงตัดสินใจที่จะใช้ Six Sigma ในการแก้ปัญหานี้”
การวิเคราะห์ข้อมูลจะแสดงให้เห็นว่ากาวที่ใช้ติดฉลากนั้นเมื่อแห้งตัวจะทำให้คงรูปได้ไม่สม่ำเสมอ การพ่นน้ำลงบนสีเทียนก่อนที่จะนำไปเข้าเครื่องติดฉลากทำให้แก้ปัญหานี้ได้ เมื่อโครงงานนี้ประสบผลสำเร็จในการแก้ไขปัญหาได้ ทำให้ Crayola ขยายการแก้ไขปัญหาด้วยวิธีทางสถิติ และในปี 2008 บริษัทเริ่มโครงงาน Six Sigma ซึ่งทำให้ประหยัดเงินไปได้ถึง 1.5 ล้านเหรียญสหรัฐ และโดยมี Six Sigma green belts 7 คน และ Black belts 3 คน เป็นคนดำเนินงานโครงงานทั้งหมดและพวกเขาใช้ Minitab ในการวิเคราะห์ข้อมูล
พันธะสัญญาที่ส่งมอบจากผู้บริหาระดับสูง
Rich Titus, ที่ปรึกษาด้าน Six Sigma และเป็นอาจารย์ในมหาวิทยาลัย Lehigh เป็นผู้ฝึกอบรม Green และ Black Belts ให้กับ Crayola รวมทั้งเป็นคนคอยให้คำปรึกษากับทีมงานในการดำเนินโครงงานด้วย เขายกเครดิตให้กับการสนับสนุนจากฝ่ายบริหารที่ให้การสนับสนุนและผลักดันเพื่อให้เกิดโครงการที่มีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง “ฝ่ายบริหารจะเป็นผู้เลือกและสนับสนุนโครงงานต่าง และยังทำการดำเนินการติดตามโครงงานต่างๆอย่างต่อเนื่อง” Titus ยังเสริมอีกว่า “แม้ว่าบางครั้งการประชุมเพื่อติดตามผลงานอาจจะใช้เวลานานถึง 3 ชั่วโมง ไม่มีฝ่ายบริหารคนไหนที่ตอบอีเมล์ หรือ รับโทรศัพท์ระหว่างการประชุมเลย พวกเขาจะใส่ใจและตั้งคำถามเกี่ยวกับโครงงานอย่างตั้งใจ”
James Collins , ผู้จัดการของโครงงานการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องในส่วน Six Sigma ของ Crayola ให้ความสำคัญกับแนวความคิดของวิธีการการใช้ข้อมูลในการทำงานซึ่งทีมงานจะต้องให้ส่วนสำคัญนี้ในการทำโครงงาน “ หัวหน้าโครงงานจะต้องมีความสามารถในการให้คำแนะนำที่ได้จากข้อมูล และสามารถหาแนวคิดเพื่อทำให้ดีขึ้น และด้วยการใช้แผนภาพ รวมทั้งกราฟ และสถิติ จากนั้นคุณจะได้พื้นฐานของสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลง”
แต่ผู้นำของ Crayola ไม่ได้ทำเพียงแค่การทบทวนโครงงานที่ทำการปรับปรุง พวกเขาได้ทำงานนี้อย่างเต็มที่ โครงงานที่ Wapinski ทำในตอนนี้ได้ทำให้ต้นทุนลดลงได้เกือบ 250,000 USD ตอนเริ่มต้นการทำโครงงาน คนงานที่มีประสบการณ์มากกว่าจะเป็นผู้ดูแลทีมที่ประกอบด้วยคนงานที่มีประสบการณ์น้อยกว่าซึ่งเป็นผู้ทำหน้าที่ประกอบส่วนต่างของผลิตภัณฑ์ “ผมใช้ Minitab เพื่อเปรียบเทียบเส้นทางการทำงานของคนงานที่มีประสบการณ์มากและน้อยของทั้งคู่ และพบว่าไม่มีความแตกต่างกันในด้านความปลอดภัย ประสิทธิภาพ และคุณภาพ ดังนั้นการต้องจ่ายค่าตอบแทนให้กับคนงานที่มีทักษะสูงนั้นถือว่าไม่มีประโยชน์ใดๆ เพราะงานการประกอบชุดผลิตภัณฑ์เป็นงานที่ไม่ยาก ดังนั้นเราจึงสามารถที่จะทำการย้ายคนงานที่มีทักษะการทำงานนี้ไปทำงานในส่วนที่ประสบการณ์การทำงานมีผลต่องานจริงๆ”
โครงงานของ Crayola ส่วนใหญ่จะเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับการทำให้สีเทียนนั้นมีความสมบูรณ์ที่สุด วิศวกรของบริษัทใช้ ระบบการวิเคราะห์เครื่องมือวัด (Measurement System Analysis, MSA) และ การออกแบบการทดลอง (Design of Experiment, DOE) ซึ่งเป็นเครื่องมือของ Minitab ในการศึกษาการแตกหักของสีเทียน ซึ่งทำให้เกิดมาตรฐานใหม่รวมทั้งเครื่องจักรในการทดสอบความแข็งแรงของสีเทียนในการทดสอบการแตกหัก
“เราทำสีเทียนมานานกว่า 100 ปี แต่เราไม่เคยมีการวัดความแข็งแรงของสีเทียนที่เชื่อถือได้ จนกระทั่งตอนนี้”Bonnie Hall, ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายคุณภาพและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องของทั่วโลก (Vice president for Global quality and continuous improvement) “ทุกครั้งที่เราทำการทดสอบ สูตรจะมีการเปลี่ยนแปลงไป และเราจะต้องทำการทดสอบแท่งสีเทียนจำนวนหมื่นๆแท่ง เพื่อให้รู้ว่าสิ่งที่เราเปลี่ยนนั้นมีข้อแตกต่างเกิดขึ้นหรือไม่ แต่เดี๋ยวนี้การประเมินความแข็งแรงของสีเทียนนั้นสามารถทำได้เร็วและง่ายขึ้นมาก”
สาเหตุรากเหง้าและทางแก้ไขที่แท้จริง (Root Causes and Real Solutions)
Gary Wapinski ยอมรับว่าก่อนหน้าที่เขาจะมาทำงานให้กับ Crayola การวิเคราะห์ข้อมูลมีข้อด้อยอยู่มาก “ ผมเห็นหลายคนใช้เวลาอย่างมากกับการค้นหาว่าจะใช้ข้อมูลอย่างไรในการสนับสนุนการทำงาน ซึ่งจริงๆควรจะให้ข้อมูลนั้นได้เปิดเผยวิธีการที่เขาควรจะต้องใช้ในการทำงานมากกว่า”
“หลายคนไม่ต้องการทำงานที่หนัก โดยเฉพาะการค้นหาสาเหตุรากเหง้า ถ้าเครื่องมือหนึ่งเสียทุกๆ 3 นาที พวกเขาเชื่อว่าการซื้อเครื่องมือใหม่มาทำงานจะช่วยแก้ปัญหาได้ แต่สาเหตุรากเหง้าของปัญหาอาจเป็นที่กระบวนการทำงาน วัตถุดิบ หรือ การฝึกอบรมการทำงานของพนักงาน อย่างนั้นการซื้อเครื่องมือใหม่มาทดแทนอาจไม่ได้ช่วยทำให้อะไรดีขึ้น ผมต้องการให้เกิดการปรับปรุงที่แท้จริง การสร้างนิสัยการแก้ปัญหาด้วยการใช้เครื่องมืออย่าง Minitab เป็นสิ่งที่ผมต้องการให้เกิดขึ้นกับที่นี่”
การใช้ Minitab บางครั้งทำให้เกิดการแก้ปัญหาที่ดีๆได้ เช่น เวลาในกระบวนการทำงานที่ลดลงด้วยการใช้ความเร็วของการตัดจาก 10 เหลือ 5 “บางคนอาจจะคิดว่าการเปลี่ยนแบบนี้จะทำให้ผลผลิตลดลง แต่จากการศึกษากำลังการผลิต (Capacity Study) ใน Minitab แสดงให้เห็นว่าเราได้ผลผลิตเหมือนเดิม เมื่อเราใช้ความเร็วในการผลิตที่ช้าลงและแรงงานที่ใช้เพียงครึ่งเดียวเท่านั้น” Wapinski เสริมต่อว่า “การให้เครื่องจักรทำงานเร็วขึ้นทำให้เกิดของเสียและเครื่องจักรเสียหายต้องพักบ่อยขึ้น และเมื่อเราเปลี่ยนความเร็วของเครื่องจักรทำให้คนงานในสายการผลิตมีความสุขในการทำงานมากขึ้น เพราะพวกเขาไม่ต้องมาสู้รบกับการที่จะต้องควบคุมให้เครื่องทำงานได้เร็วตามเวลาที่กำหนดไว้”
แม้ว่าการทำงานอาจจะต้องเปลี่ยนไป แต่ไม่มีคนงานคนไหนใน Crayola ที่ต้องลาออกเนื่องมาจากโครงงานด้านคุณภาพเหล่านี้ “เมื่อตอนที่เราเริ่มโครงงาน คนงานต่างมีข้อสงสัยในสิ่งที่เรากำลังทำ และพวกเขาเป็นกังวลว่างานที่เขาทำนั้นจะหายไปหรือไม่ Ruggiero พูดว่า “ตอนนี้ทุกคนเข้าใจแล้วว่า การที่เราลงทุนในเรื่องการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องนี้ จะทำให้งานของเรานั้นเพิ่มความสามารถในการแข่งขันและยังทำให้เราปกป้องงานของเราได้อีกด้วย”
การปรับปรุงอย่างยั่งยืน
Crayola ต้องการให้การปรับปรุงนี้เป็นไปอย่างยั่งยืนและเงินที่ประหยัดได้ในโครงงานต่างๆสะท้อนลงไปในงบประมาณ “เราไม่ใช่เพียงแค่แสดงใน PowerPoint ว่าเราได้ประหยัดเงินลงไปเท่าไหร่ แต่เราจะทำการคำนวณถึงต้นทุนตามที่เราได้ประหยัดเงินจากกระบวนการทำงานของเรา และทำให้เห็นว่าสิ่งที่เราประหยัดนั้นคืออะไร”
การใช้ข้อมูลในการทำงานยังส่งผลถึงผู้ส่งมอบ (Supplier) ของ Crayola อีกด้วย เช่น บริษัทที่เป็นคู่ค้าในการส่งมอบกระดาษลูกฟูกที่ทำกล่องบรรจุซึ่งเราต้องการลดข้อบกพร่องในส่วนนี้ด้วย Hall บอกว่า “เราต้องการกล่องที่มีความสมบูรณ์ ถ้าพวกเขาไม่ทำการห่อหุ้มมาทั้งหมด มันจะไม่สามารถใส่เข้าไปในเครื่องบรรจุอัตโนมัติได้ ”
โครงงานนี้สามารถลดต้นทุนจากข้อบกพร่องไปได้ 56,000 USD ภายใน 1 ปี และเมื่อข้อบกพร่องนี้เริ่มจะปรากฏอีกครั้ง ประโยชน์อีกทางที่ได้จากการใส่ใจข้อมูลคือ การวิเคราะห์เป็นงานประจำที่ต้องทำและจะทำให้เห็นสัญญาณเตือนว่าคุณภาพนี้เริ่มลดลงแล้ว และเราทำงานร่วมกับผู้ส่งมอบในการแก้ปัญหาอย่างรวดเร็ว”
วัฒนธรรมของการตระหนักถึงข้อมูล
สิ่งนี้เป็นเรื่องที่ Crayola จะต้องมีการให้ความรู้และเป็นความพยายามที่ต้องใช้เวลานานระดับหนึ่ง Wapinski กล่าวว่า “เราคงไม่สามารถเพียงแค่พลิกกลับแล้วกลายเป็นบริษัทที่ยิ่งใหญ่ได้ในทันที แต่การวิเคราะห์ข้อมูลโดยใช้ Minitab ได้เป็นส่วนหนึ่งของการทำงานประจำของเรา การใช้พาเรโต boxplots การทดสอบสมมติฐาน แผนภูมิควบคุม และการวิเคราะห์ความสามารถ (Capability analysis) ก็ถือเป็นเรื่องทั่วไปๆในการทำงานด้วย”
“Minitab เป็นเครื่องมือที่เราใช้ทำงานในชีวิตประจำวันเพื่อจัดการกับข้อมูล” Hall ยังเสริมว่า “และเพราะว่า เราเลือกใช้ Minitab มันทำให้เราสื่อสารปัญหาทางธุรกิจได้ง่ายขึ้น เราควรที่จะเข้าใจข้อมูลที่เรามี เพื่อทำให้เราหาสาเหตุรากเหง้าของปัญหาได้อย่างรวดเร็ว”
ความสามารถในการวิเคราะห์และใช้ประโยชน์จากข้อมูลได้ทำให้การทำงานของ Crayola ทั้งองค์กรได้ประโยชน์อย่างยิ่ง “มันช่วยทำให้เรามุ่งไปยังทรัพยากรที่สามารถทำให้เราเกิดประโยชน์ได้อย่างแท้จริง” Ruggiero ยังเสริมว่า “เมื่อเราเริ่มเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมการทำงานจากที่ เมื่อเรามีปัญหา เราจะนำมันไปฝังกลบไว้เป็นเมื่อเรามีปัญหาเราจะนำมันขึ้นมาทำให้มองเห็นชัดๆเพื่อเราจะได้แก้ไขมันได้”
บทความต้นฉบับ : The Color of Quality: How Crayola Uses Data to Deliver the Perfect Crayon
ต้นฉบับนำมาจาก Minitab Case Study, แปลและเรียบเรียงโดยสุวดี นำพาเจริญ,
บริหารจัดการ SCM Blog โดยชลทิชา จำรัสพร บริษัท โซลูชั่น เซ็นเตอร์ จํากัด ตัวแทน Minitab ในประเทศไทย
เพิ่มเติมเกี่ยวกับบริษัท Minitab
Minitab ช่วยให้บริษัทและองค์กรต่างๆ สามารถมองเห็นแนวโน้มของข้อมูล, แก้ปัญหาและค้นพบประเด็นสำคัญจากข้อมูลเชิงลึก โดยนำเสนอชุดโซลูชั่นที่ครอบคลุมทุกด้านและดีที่สุดสำหรับซอฟต์แวร์ในระดับเดียวกัน ที่ใช้สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลและการปรับปรุงกระบวนการ
ด้วยวิธีการที่เป็นเอกลักษณ์ และการนำเสนอซอฟต์แวร์และบริการแบบองค์รวม Minitab ช่วยให้องค์กรเข้าถึงกระบวนการตัดสินใจในส่วนที่ช่วยผลักดันให้เกิดความเป็นเลิศทางธุรกิจได้ดีขึ้น ความง่ายในการใช้งานที่โดดเด่นกว่าใครมีส่วนช่วยให้ Minitab สามารถทำให้การเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกเป็นเรื่องที่ง่าย ทีมงานของ Minitab ซึ่งประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญทางด้านการวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้ผ่านการอบรมมาเป็นอย่างเข้มงวด จะช่วยให้ผู้ใช้งานมั่นใจว่าจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากการใช้งานวิเคราะห์ข้อมูลและพร้อมที่จะให้คำปรึกษาตลอดเวลาที่ใช้งานเพื่อนำไปสู่การตัดสินใจที่ดีขึ้น รวดเร็ว และแม่นยำ
เป็นเวลากว่า 50 ปีที่ Minitab ได้ช่วยองค์การต่าง ๆ เพิ่มรายได้ ควบคุมและลดต้นทุน เพิ่มคุณภาพ เสริมสร้างความพึงพอใจของลูกค้า และเพิ่มประสิทธิภาพ ธุรกิจและองค์นับหมื่นทั่วโลกใช้ Minitab Statistical Software®, Companion by Minitab®, Minitab Workspace®, Salford Predictive Modeler® and Quality Trainer® เป็นเครื่องมือช่วยในการค้นพบและปรับปรุงความบกพร่องในกระบวนการ