คุณมีข้อมูลในโปรแกรม Microsoft Excel ที่ได้รับการอัปเดตเป็นรายวันหรือรายสัปดาห์หรือไม่? แทนที่จะคัดลอกและวางชุดข้อมูลทั้งหมดไปยัง Minitab ทุกครั้ง หรือค้นหาตำแหน่งข้อมูลล่าสุดที่คุณวางไว้ แล้วจะเกิดอะไรขึ้นหากคุณสามารถเปิดโปรแกรม Minitab และข้อมูลใหม่ทั้งหมดถูกนำเข้าโดยอัตโนมัติ
มาดูวิธีที่คุณสามารถนำข้อมูลจากโปรแกรม Excel เข้าสู่โปรแกรม Minitab ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าการเชื่อมต่อที่ถาวรระหว่างทั้งสองโปรแกรมนี้ได้ โดยไม่ต้องคัดลอกและวางอีกต่อไป!
การนำเข้าข้อมูลจากโปรแกรม Excel
ในการตั้งค่าการเชื่อมต่อระหว่างโปรแกรม Minitab และโปรแกรม Excel เราต้องระบุเส้นทางของไฟล์บนโปรแกรม Minitab (ไดเร็กทอรี หรือโฟลเดอร์ หรืออื่น ๆ ) เพื่อไปยังตำแหน่งจัดเก็บของไฟล์ Excel นั้น ซึ่งการนำเข้าข้อมูลที่อยู่ในไฟล์ Excel ที่ง่ายที่สุดคือการใช้คำสั่งเมนู File > Open Worksheet ในโปรแกรม Minitab
ใน dialog box ของคำสั่ง Open Worksheet ขั้นตอนแรกคือ การเลือกไปที่ “Files of Type” และเลือก “All” ซึ่งจะช่วยให้เราเห็นไฟล์ประเภทต่าง ๆ ทั้งหมดในโฟลเดอร์ จากนั้นไปยังไฟล์ Excel ของคุณ และเลือกไฟล์
แต่ก่อนที่คุณจะคลิก “Open” ให้ดูที่ปุ่มต่าง ๆ ที่ปรากฏที่ด้านล่างของ dialog box โดยหลังจากที่คุณเลือกไฟล์ Excel คลิก “Preview” เพื่อดูว่าโปรแกรม Minitab จำแนกข้อมูลใน worksheet อย่างไร และจากนั้นคุณสามารถคลิก “Options” เพื่อระบุข้อมูลใน worksheet ที่คุณต้องการนำเข้า
เนื่องจากโปรแกรม Excel เป็นสเปรดชีตทั่วไปที่ทำงานเซลล์ต่อเซลล์ เอกสารของคุณอาจมีข้อมูลในแนวแถวหรือแนวคอลัมน์ที่มีการผูกสูตรอยู่ระหว่างนั้น ส่วนโปรแกรม Minitab เป็นแพคเกจโปรแกรมสำเร็จรูปทางสถิติ ซึ่งกำหนดให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบคอลัมน์ (ซึ่งเป็นสาเหตุที่ง่ายต่อการจัดการข้อมูลด้วยเมนู Data ในโปรแกรม Minitab) เนื่องจากความแตกต่างนี้ คุณต้องการหลีกเลี่ยงการนำข้อมูลส่วนหัว หรือส่วนท้ายจากโปรแกรม Excel เพียงแค่โฟกัสไปที่การนำชุดข้อมูลดิบเข้าสู่โปรแกรม Minitab โดยใช้คำสั่ง Open Worksheet > Options จะขึ้น dialog box เพื่อระบุแถวที่จะนำเข้า
การใช้โปรแกรม Excel เป็นฐานข้อมูล
นอกจากการใช้คำสั่ง Open Worksheet สำหรับไฟล์ Excel แล้ว คุณยังสามารถใช้โปรแกรม Excel เป็นฐานข้อมูลและเปิดไฟล์ Excel ด้วยคำสั่ง File > Query Database ในโปรแกรม Minitab ซึ่งข้อดีของวิธีนี้คือ ความยืดหยุ่นในการกรองข้อมูลจากชุดข้อมูลในรูปแบบที่หลากหลายกว่าเดิม
ด้วยการ Query Database คุณสามารถกรองว่าคอลัมน์ใดของข้อมูลที่คุณต้องการนำเข้าสู่โปรแกรม Minitab และจำกัดชุดข้อมูลให้เหลือเฉพาะที่ต้องการด้วยคำสั่งประเภท if-then เพียงคลิกที่ปุ่ม “Use Rows…” ใน dialog box ของคำสั่ง Query Database ซึ่งเมนูที่ปรากฏขึ้นดูคล้ายกับคำสั่ง Calculator ในโปรแกรม Minitab เพื่อให้คุณตรวจสอบข้อมูลก่อนที่จะถูกนำไปยัง Minitab
ตัวอย่างเช่น หากข้อมูลแสดงข้อมูลหลาย ๆ ปี คุณสามารถจำกัดข้อมูลให้เหลือเฉพาะข้อมูลที่เก็บรวบรวมในปีที่แล้ว ซึ่งนอกจากนี้ยังสามารถจำกัดข้อมูลให้เหลือเฉพาะข้อมูลที่เก็บรวบรวมในปีที่ผ่านมา เฉพาะสถานที่หรือเฉพาะสายการผลิต
กุญแจสำคัญในการใช้คำสั่ง Query Database ของ Minitab ก็คือ ข้อมูลในไฟล์ Excel จะต้องอยู่ในรูปแบบ “database-style” หรือในรูปแบบคอลัมน์ ไม่สามารถมีสารสนเทศอื่นเพิ่มเติมนอกเหนือจากข้อมูลดิบ
นำเข้าข้อมูลของคุณจากโปรแกรม Excel อย่างอัตโนมัติ
แล้วขั้นตอนต่าง ๆ ที่เพิ่มเติมเหล่านี้ ฉันจะได้รับสิ่งใด? คุ้มค่าหรือไม่? คำตอบอยู่ที่นี่: เมื่อเราแสดงที่อยู่ของไฟล์ให้โปรแกรม Minitab ใช้งานผ่านคำสั่ง Open Worksheet หรือคำสั่ง Query Database เราสามารถบันทึกคำสั่งเหล่านั้นเพื่อให้โปรแกรม Minitab เรียกข้อมูลนั้นอีกครั้งและอีกครั้ง
คลิกที่ Show History ในแถบเครื่องมือโปรแกรม Minitab หน้าต่างของ History แสดงคำสั่งทั้งหมดที่เรียกใช้ในโปรแกรม Minitab ตั้งแต่คุณเปิดไฟล์ เลือกบรรทัดคำสั่ง Open Worksheet หรือ ODBC (รวมถึงคำสั่งย่อยที่อยู่ด้านล่างคำสั่งหลัก) รวมถึงกราฟหรือการวิเคราะห์ใด ๆ ที่คุณทำเป็นประจำ เช่น แผนภูมิควบคุม จากนั้นคลิกขวาเลือก Save as และบันทึกไฟล์เป็นไฟล์ Exec File (.MTB) ลงในเครื่องคอมพิวเตอร์หรือไดรฟ์เครือข่ายของคุณ
ตอนนี้สิ่งที่คุณต้องทำคือ ดับเบิ้ลคลิกที่ไฟล์ Minitab เพื่อดึงข้อมูลล่าสุดจากโปรแกรม Excel ซึ่งวิธีนี้ใช้ได้ผลดีหากคุณมีรายงานที่เกิดซ้ำซึ่งต้องเรียกใช้ทุกวัน หรือทุกสัปดาห์ หรือทุกเดือน หรือทุกปี
สำหรับตัวอย่างที่ทำให้ชีวิตการทำงานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลองดูกรณีศึกษา(case study)นี้ที่ทีมคุณภาพป้องกันการผลิตสินค้าที่ไม่ตรงตามข้อกำหนดโดยการตรวจสอบด้วยแผนภูมิควบคุม(Control Charts)ที่ถูกสร้างขึ้นในโปรแกรม Minitab ได้อย่างอัตโนมัติ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมหรือความช่วยเหลือในการตั้งค่าชุดคำสั่งจาก Minitab สำหรับกระบวนการของคุณ โปรดติดต่อ Minitab Technical Support.
บทความต้นฉบับ : Minitab and Excel: Making the (Data) Connection
ต้นฉบับนำมาจาก Minitab blog , แปลและเรียบเรียงโดยรัฐพงษ์ ยอดสีมา
บริหารจัดการ SCM Blog โดยชลทิชา จำรัสพร, บริษัท โซลูชั่น เซ็นเตอร์ จํากัด ตัวแทน Minitab ในประเทศไทย
เพิ่มเติมเกี่ยวกับบริษัท Minitab
Minitab ช่วยให้บริษัทและองค์กรต่างๆ สามารถมองเห็นแนวโน้มของข้อมูล, แก้ปัญหาและค้นพบประเด็นสำคัญจากข้อมูลเชิงลึก โดยนำเสนอชุดโซลูชั่นที่ครอบคลุมทุกด้านและดีที่สุดสำหรับซอฟต์แวร์ในระดับเดียวกัน ที่ใช้สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลและการปรับปรุงกระบวนการ
ด้วยวิธีการที่เป็นเอกลักษณ์ และการนำเสนอซอฟต์แวร์และบริการแบบองค์รวม Minitab ช่วยให้องค์กรเข้าถึงกระบวนการตัดสินใจในส่วนที่ช่วยผลักดันให้เกิดความเป็นเลิศทางธุรกิจได้ดีขึ้น ความง่ายในการใช้งานที่โดดเด่นกว่าใครมีส่วนช่วยให้ Minitab สามารถทำให้การเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกเป็นเรื่องที่ง่าย ทีมงานของ Minitab ซึ่งประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญทางด้านการวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้ผ่านการอบรมมาเป็นอย่างเข้มงวด จะช่วยให้ผู้ใช้งานมั่นใจว่าจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากการใช้งานวิเคราะห์ข้อมูลและพร้อมที่จะให้คำปรึกษาตลอดเวลาที่ใช้งานเพื่อนำไปสู่การตัดสินใจที่ดีขึ้น รวดเร็ว และแม่นยำ
เป็นเวลากว่า 50 ปีที่ Minitab ได้ช่วยองค์การต่าง ๆ เพิ่มรายได้ ควบคุมและลดต้นทุน เพิ่มคุณภาพ เสริมสร้างความพึงพอใจของลูกค้า และเพิ่มประสิทธิภาพ ธุรกิจและองค์นับหมื่นทั่วโลกใช้ Minitab Statistical Software®, Companion by Minitab®, Minitab Workspace®, Salford Predictive Modeler® and Quality Trainer® เป็นเครื่องมือช่วยในการค้นพบและปรับปรุงความบกพร่องในกระบวนการ