โปรเจกต์ใดๆก็ต้องการความชัดเจนจากผู้บริหารและหัวหน้า โปรเจกต์ที่ประสบความสำเร็จได้เกิดขึ้นทันทีทันใด ต่อให้มีทีมที่ดีที่สุด การกำหนดขอบเขตของโปรเจกต์, วัตถุประสงค์และบทบาทที่ชัดเจน ต้องกำหนดให้กับทีมเพื่อก่อให้เกิดโปรเจกต์ที่ประสบความสำเร็จ
ไม่ว่าคุณจะเป็นมือใหม่ในการบริหารโปรเจกต์หรือมือโปรรุ่นเก่า Project Charter มีประโยชน์อย่างมากในการจัดระเบียบโปรเจกต์และทำให้ทุกคนสามารถติดตามได้
Project Charter คืออะไร?
Project Charter คือเอกสารสรุปที่อธิบายโปรเจกต์อย่างชัดเจน, รูปแบบที่รัดกุม โดยปกติแล้วมักจะออกแบบโดยคำนึงถึงผู้บริหารระดับสูง Project Chart ควรมีขอบเขต วัตถุประสงค์ และผู้มีส่วนร่วมในโปรเจกต์ ดังนั้นทุกคนสามารถเข้าใจแนวคิดของโปรเจกต์ได้ในเวลาอันสั้น Project Charter ควรกำหนดจำนวนบทบาทและความรับผิดชอบรวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียถ้าจำเป็น ขณะเดียวกันควรสรุปเป้าหมายและกำหนดเวลาบางส่วนในโปรเจกต์
ท้ายที่สุด Project Charter จะตอบคำถามต่อไปนี้ในโปรเจกต์ใดๆ :
- ทำไม?
- ใคร?
- อะไร?
- เมื่อไหร่?
- ที่ไหน?
- อย่างไร?
แม้ว่าจะเป็นบทสรุปสั้นๆ แต่ Project Charter มักจะเป็นเอกสารที่เป็นทางการตามคำชี้แจงการทำงาน (SoW) สำหรับทางธุรกิจที่ต้องการใช้เป็นการทำข้อตกลงกันและโดยปกติจะจัดตั้งขึ้นตอนเริ่มต้นโปรเจกต์ ตามหลักการแล้ว Project Charter จะได้สร้างในระหว่างขั้นตอนการวางแผนของโปรเจกต์เมื่อทุกส่วนของโปรเจกต์ถูกรวมเข้าด้วยกัน จากนั้นเมื่อโปรเจกต์พร้อมที่จะดำเนินการ Project Charter จะนำไปสู่การอนุมัติขั้นสุดท้ายจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
คุณกำลังมองหาเครื่องมือช่วยให้การดำเนินโปรเจกต์ง่ายขึ้นอยู่หรือไม่?
ประโยชน์และความสำคัญของการใช้ Project Charter
Project charter มีประโยชน์ในการติดตามโปรเจกต์และความรับผิดชอบของทีมซึ่งนำไปสู่โปรเจกต์ที่สำเร็จลุล่วงได้มากกว่ารวมถึงผลลัพธ์ที่ได้ของโปรเจกต์ด้วย
Project Charter ไม่ได้มีประโยชน์แค่นั้น นอกเหนือจากนั้นคือเมื่อทำเสร็จแล้วยังมีประโยชน์อีกหลายอย่าง คือ :
- ความชัดเจนโดยรวม – แนวทางที่ชัดเจนสำหรับทั้งทีมรวมถึงเหตุการณ์สำคัญเป้าหมายและความรับผิดชอบ
- กำหนดขอบเขต – โอกาสน้อยที่โปรเจกต์ต่างๆจะผิดไปจากงบประมาณและชั่วโมงการทำงานที่คาดการณ์ไว้ใน Project Charter
- ประหยัดเวลา – ความชัดเจนของ Project Charter ช่วยให้คุณสามารถติดตามและหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายสูงที่เกิดจากการถูกตีกลับหรือขอบเขตขยายระหว่างทาง
- ส่งเสริมให้เกิดการขับเคลื่อนของทีม – ด้วยการกำหนดผู้จัดการโปรเจกต์และผู้สนับสนุนทำให้ทั้งทีมมีแรงบันดาลใจและมีความสุขได้ง่ายขึ้น (ในการกำหนดทุกบทบาทในโปรเจกต์ เราขอแนะนำให้ใช้แผนภูมิ RACI)
Project Charter ยังมีประโยชน์อย่างมาก วัตถุประสงค์หลักประการหนึ่งคือการให้อำนาจที่จำเป็นกับหัวหน้าโปรเจกต์ที่ได้รับการอนุมัติ การอนุมัตินี้สำคัญเพราะว่าโปรเจกต์ไม่สามารถเดินหน้าต่อไปได้หากไม่มีทรัพยากรที่จำเป็น เมื่อมีการเขียนบน Project Charter อย่างชัดเจนและถูกต้อง ผู้บริหารจะสามารถมองเห็นมูลค่าทางธุรกิจที่ชัดเจนในโปรเจกต์และนำกลับมาอ้างอิงในภายหลังเพื่อติดตามโปรเจกต์เมื่อบรรลุเป้าหมายในขั้นตอนต่างๆ สิ่งนี้มีความสำคัญเช่นกันเนื่องจากจะป้องกันการถกเถียงโดยไม่จำเป็นและความเข้าใจผิดทั่วไปซึ่งอาจทำให้โปรเจกต์ต้องปิดตัวลง
ต้องมีส่วนประกอบอะไรบ้าง?
มีองค์ประกอบไม่กี่อย่างที่จำเป็นที่ต้องรวมอยู่ใน Project Charter ที่ดี สิ่งเหล่านี้คือ :
- การบรรยายสภาพปัญหา (Statement of the Problem) ของโปรเจกต์ที่กำลังจะทำ วัตถุประสงค์ของโปรเจกต์ควรมีภาษาที่ชัดเจนและกระชับ
- เชิงธุรกิจ(Business case) ระบุว่าเหตุใดโปรเจกต์ที่กำลังจะทำเมื่อเสร็จสมบูรณ์เกี่ยวข้องกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กรอย่างไร ในส่วนนี้ยังสามารถรวมถึงความต้องการทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินการของโปรเจกต์ ซึ่งควรรวมถึงงบประมาณ
- การบรรยายถึงวัตถุประสงค์ของโปรเจกต์(Statement of the Project’s objective) หรือจะกำหนดความสำเร็จของโครงการอย่างไร สิ่งเหล่านี้ควรได้รับการอนุมัติจากผู้สนับสนุนโครงการ
- วันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด (Start and end date) ที่สร้างไทม์ไลน์ที่ชัดเจนซึ่งจะช่วยให้ได้รับการอนุมัติจากฝ่ายบริหารและทำให้ทีมทำงานทำงานได้อย่างต่อเนื่อง
- ขอบเขตของโปรเจกต์(Scope of the project), กำหนดขอบเขตว่าอะไรอยู่ในขอบเขตของโปรเจกต์และอะไรไม่อยู่
- สมาชิกในทีม(Team members) ใครบ้างที่จะมีส่วนร่วมในโปรเจกต์และเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ซึ่งรวมถึงหน่วยธุรกิจหรือส่วนงานที่ได้รับผลกระทบ แผนกในหน่วยธุรกิจ, หัวหน้าโปรเจกต์และผู้ให้การสนับสนุน
ดังที่ได้กล่าวไว้ส่วนประกอบเหล่านี้ควรรวมอยู่ใน Project Chart ทุกโปรเจกต์เมื่อมีการสร้าง Project Charter ส่วนประกอบที่อยู่ใน Project Charter ควรตอบคำถามต่อไปนี้:
- เชิงธุรกิจคืออะไรหรือทำไมโปรเจกต์นี้ควรเดินหน้าต่อ? Project Charter ต้องระบุว่าเหตุใดจึงจำเป็นต้องใช้เวลา, การสนับสนุนและเงิน
- ใครจะเป็นผู้นำและใครจะเป็นผู้สนับสนุนโครงการนี้? Project Charter จำเป็นต้องระบุว่าใครเป็นผู้ขับเคลื่อนทีมงานและผู้สนับสนุนที่จะนำเสนอให้กับผู้บริหารระดับสูง
- จะวัดผลโปรเจกต์อย่างไร? ควรมีผลลัพธ์ที่วัดได้และประโยชน์ที่แสดงให้เห็นถึงคุณค่าที่มีต่อธุรกิจ ซึ่งสามารถลดหรือหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่าย, เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าหรือโอกาสในการเติบโต
คำถามเหล่านี้จะช่วยให้คุณและทีมของคุณมีความคิดที่ถูกต้องตรงกันเพื่อเริ่มกระบวนการเขียนและจะสร้างรากฐานที่มั่นคงสำหรับ Project Charter ใดๆ
เริ่มสร้าง Project Charter ด้วยเคล็ดลับและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้
อาจเป็นเรื่องยากและน่าหนักใจที่จะหาจุดเริ่มต้นสร้าง Project Charter มีหลายส่วนที่ต้องมารวมไว้ด้วยกัน การจัดระเบียบและหาจุดสมดุลของความกะทัดรัดและรายละเอียดที่เหมาะสมอาจเป็นเรื่องท้าทาย แต่ไม่จำเป็นต้องหนักใจ
เคล็ดลับและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของเราเมื่อเริ่มสร้าง Project Charter
- ใช้เทมเพลต (Use a template) การกำหนดโปรเจกต์เป็นงานที่สำคัญ แต่อาจรู้สึกยากและหนักใจเมื่อคุณเริ่มต้นจากศูนย์ เราขอแนะนำให้ใช้เทมเพลต Project Charter ที่มีอยู่ใน Minitab Workspace เพื่อให้แน่ใจว่ามีการรวบรวมส่วนต่างๆทั้งหมดและกลุ่มงานที่แตกต่างกันโดยใช้เอกสารฉบับเดียวกัน เทมเพลตนี้สามารถช่วยในการกำหนดทิศทางเนื่องจากมีการแบบฟอร์มที่มีประโยชน์ที่สุดทั้งหมดไว้ให้คุณกรอก เทมเพลตนี้ยังสามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการของคุณและเนื่องจากเป็นแบบดิจิทัลจึงง่ายต่อการอัพเดตและแชร์เมื่อจำเป็น
- เกี่ยวข้องกับคนที่ใช่ (Involve the right people) ในขณะที่มีพ่อครัวในครัวจำนวนมากเกินไปอาจเป็นอุปสรรคก็ได้ แต่สิ่งสำคัญคือต้องขอข้อมูลจากตัวแทนของแต่ละหน่วยธุรกิจหรือแผนก บางทีมมีมุมมองเกี่ยวกับผลประโยชน์ทางธุรกิจที่แตกต่างกันดังนั้นอย่าลืมขอข้อมูลจากทุกทีมที่เกี่ยวข้องกับโปรเจกต์
- ระบุความเสี่ยง (Identify risks)
- Identify risks. แจ้งให้ทราบล่วงหน้าเกี่ยวกับระดับความเสี่ยงโดยเฉพาะอย่างยิ่งในโปรเจกต์ที่ซับซ้อน สิ่งนี้ช่วยกำหนดความคาดหวังกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้บริหารในกรณีที่ปัจจัยเสี่ยงบางอย่างทำให้เกิดความล่าช้า วางแผนหาแนวทางแก้ไขล่วงหน้าเพื่อให้ผู้บริหารและทีมงานสบายใจกับโครงการมากขึ้น
- โปรดจำไว้ว่านี่เป็นแนวทาง(Remember this is a guide) Project Charter เป็นแผนงานทั้งสำหรับโปรเจกต์และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ต้องมั่นใจว่าสามารถติดตามทุกคนที่เกี่ยวข้องและอ้างอิงจาก Project Charter ตลอดการดำเนินโปรเจกต์ได้อย่างง่าย
คุณมีโปรเจกต์ในใจที่สามารถเป็นผู้นำในองค์กรของคุณได้หรือไม่? เริ่มโปรเจกต์ของคุณด้วยการเริ่มก้าวเท้าขวาโดยใช้ Project Charter ใน Minitab Workspace
พร้อมที่จะสร้าง Project Charter ได้อย่างง่ายดายมากขึ้นหรือยัง?
บทความต้นฉบับ : Managing a Project? Begin with a Project Charter
ต้นฉบับนำมาจาก Minitab blog , แปลและเรียบเรียงโดยชลทิชา จํารัสพร
บริหารจัดการ SCM Blog โดยชลทิชา จำรัสพร, บริษัท โซลูชั่น เซ็นเตอร์ จํากัด ตัวแทน Minitab ในประเทศไทย
เพิ่มเติมเกี่ยวกับบริษัท Minitab
Minitab ช่วยให้บริษัทและองค์กรต่างๆ สามารถมองเห็นแนวโน้มของข้อมูล, แก้ปัญหาและค้นพบประเด็นสำคัญจากข้อมูลเชิงลึก โดยนำเสนอชุดโซลูชั่นที่ครอบคลุมทุกด้านและดีที่สุดสำหรับซอฟต์แวร์ในระดับเดียวกัน ที่ใช้สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลและการปรับปรุงกระบวนการ
ด้วยวิธีการที่เป็นเอกลักษณ์ และการนำเสนอซอฟต์แวร์และบริการแบบองค์รวม Minitab ช่วยให้องค์กรเข้าถึงกระบวนการตัดสินใจในส่วนที่ช่วยผลักดันให้เกิดความเป็นเลิศทางธุรกิจได้ดีขึ้น ความง่ายในการใช้งานที่โดดเด่นกว่าใครมีส่วนช่วยให้ Minitab สามารถทำให้การเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกเป็นเรื่องที่ง่าย ทีมงานของ Minitab ซึ่งประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญทางด้านการวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้ผ่านการอบรมมาเป็นอย่างเข้มงวด จะช่วยให้ผู้ใช้งานมั่นใจว่าจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากการใช้งานวิเคราะห์ข้อมูลและพร้อมที่จะให้คำปรึกษาตลอดเวลาที่ใช้งานเพื่อนำไปสู่การตัดสินใจที่ดีขึ้น รวดเร็ว และแม่นยำ
เป็นเวลากว่า 50 ปีที่ Minitab ได้ช่วยองค์การต่าง ๆ เพิ่มรายได้ ควบคุมและลดต้นทุน เพิ่มคุณภาพ เสริมสร้างความพึงพอใจของลูกค้า และเพิ่มประสิทธิภาพ ธุรกิจและองค์นับหมื่นทั่วโลกใช้ Minitab Statistical Software®, Companion by Minitab®, Minitab Workspace®, Salford Predictive Modeler® and Quality Trainer® เป็นเครื่องมือช่วยในการค้นพบและปรับปรุงความบกพร่องในกระบวนการ