ทำไมโครงการปรับปรุงทั้งหลายถึงล้มเหลว? ผู้นำขององค์กรส่วนใหญ่เห็นด้วยและสนับสนุนอยู่แล้ว แล้วมันเกิดอะไรขึ้นระหว่างวันที่เริ่มโครงการกับวันที่โครงการล้มเหลว? ขนาดโปรเจ็คที่มีผลงานดียังไม่สร้างความประทับใจให้กับคนที่มีอำนาจในการตัดสินใจ
ทำไมหล่ะ?
เอาจริงๆผู้บริหารไม่ค่อยเห็นความสำเร็จของโครงการ ในรายงานของ 2020 Global State of Process Excellence, Process Excellence Network บอกว่าความท้าทายที่พบเจอบ่อยโดยผู้เชี่ยวชาญของกระบวนการคือ “การเชื่อมระหว่างการปรับปรุงกระบวนการและกลยุทธ์ทางธุรกิจระดับสูง” แต่ปัญหานี้ก็ไม่ใช่ปัญหาเก่า – ผลที่ได้จากแบบสอบถามแสดงให้เห็นว่าความท้าทายนี้เป็นหนึ่งในความท้าทายที่มีปัญหามาตลอด 3 ปีที่ผ่านมา
และเพิ่มเติมจากข้อความด้านบน ผลการวิจัยจาก American Society for Quality เปิดเผยว่ามีแค่ 25% ของผู้บริหารระดับสูงได้รับตัวชี้วัดของโครงการทำโปรเจ็คถึงแม้จะเป็นแค่รายปีก็ตาม คุณสามารถพนันได้เลยว่าพวกเค้าทำการตัดสินใจที่ส่งผลกระทบต่อโครงการมากกว่านี้
ถึงจะเป็นองค์กรที่มีโครงการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องที่มั่นคง การประเมินผลประกอบการแบบสะสมสำหรับโครงการนั้นยากและบางทีอาจจะเป็นไปไม่ได้
เราค้นพบ 5 สาเหตุ และเรามีข้อแนะนำสำหรับวิธีการที่จะหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้
1. ข้อมูลของโปรเจ็คนั้นกระจัดกระจายและไม่สามารถเข้าถึงได้
ทีมที่ทำโปรเจ็คแต่ละทีมนั้นส่วนใหญ่แล้วสามารถทำการจัดเก็บข้อมูลและนำเสนอผลลัพธ์ได้อย่างดี แต่ความท้าทายจะเริ่มเกิดอย่างรวดเร็วเวลาที่มีโปรเจ็คหลายๆโปรเจ็คเพิ่มขึ้น
องค์กรขนาดใหญ่อาจจะมีโปรเจ็คที่ทำพร้อมๆกันเป็นพันโปรเจ็คตลอดเวลาและมีโปรเจ็คอีกมากมายที่เสร็จแล้ว การเก็บข้อมูลที่สำคัญจากโปรเจ็คทั้งหมดและนำไปจัดเก็บให้เป็นระเบียบที่ผู้บริหารจะได้เข้าถึงข้อมูลอย่างง่ายและใช้จัดการงานที่ยุ่งยาก
หลายๆองค์กรนั้นทำไม่สำเร็จและผลกระทบโดยรวมของโครงการนั้นยังคงเป็นปริศนา
2. โปรเจ็คนั้นเป็นการผสมผสานระหว่างเอกสารต่างๆและแอพพลิเคชั่น
ในองค์กรส่วนใหญ่ ทีมต่างๆต้องใช้แอพพลิเคชั่นหลายๆประเภทสำหรับเอกสาร, แผนผังกระบวนการ Value Stream Map และเครื่องมือสำหรับการทำโปรเจ็คต่างๆที่สำคัญ แปลว่าการบันทึกโปรเจ็คจึงกลายเป็นการเก็บรวบรวมไฟล์จากซอฟต์แวร์ต่างๆที่เป็นเอกลักษณ์และมีสกุลไฟล์ไม่เหมือนกัน
สมาชิกในทีมถูกบีบบังคับให้เสียเวลาและทรัพยากรในการกรอกข้อมูลซ้ำๆในแต่ละแอพพลิเคชั่น นอกจากนั้นอาจจะยิ่งงงเพราะว่าไฟล์ที่อัพเดทล่าสุดอาจจะอยู่บนคอมหลายๆเครื่อง ถึงแม้ว่าจะอยู่บน cloud แต่ละไฟล์ที่อยู่บน OneDrive หรือ Google Drive, Dropbox, Microsoft Team, Sharepoint ฯลฯ ของแต่ละบุคคลอาจจะแตกต่างกัน ผู้นำโปรเจ็คจะต้องตรวจสอบไฟล์หลายๆอันเพื่อที่จะทำเอกสาร ณ ปัจจุบันที่เป็นทางการ
3. แก้วน้ำเกือบเต็มหรือเกือบจะหมด? ตัวชี้วัดของแต่ละโปรเจ็คอาจจะไม่เหมือนกัน
ถึงแม้ว่าทีมจะอยู่แผนกเดียวกันแต่ก็อาจจะไม่ได้มองตัวชี้วัดที่เหมือนกันหรือว่ามีวิธีการติดตามข้อมูลที่แตกต่างกันไป พอเราทำโปรเจ็คเป็น 100 หรือเป็น 1000 ในขณะเดียวกันไม่ว่าจะเป็นองค์กรใด จึงเห็นได้ว่าทำไมเวลาจะรวบรวมข้อมูลมาทำรายงานที่น่าเชื่อถือจากโปรเจ็คเหล่านี้ จึงแทบจะเป็นไปไม่ได้
ถึงแม้ว่า KPI ในทางทฤษฎีจะคงที่และสม่ำเสมอทั่วทั้งองค์กร เวลาหนึ่งทีมมองมันเป็นแอปเปิล แต่อีกทีมมองมันเป็นส้ม สุดท้ายแล้วผลลัพธ์ที่ได้ออกมา ก็ไม่สามารถที่จะเอามาเปรียบเที่ยบกันหรือเอามารวมกันได้อยู่ดี
4. ทีมต่างๆมีปัญหากับระบบการติดตาม
หลายๆองค์กรพยายามที่จะคอยติดตามและประมวลผลของผลกระทบจากโครงการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องโดยใช้วิธีที่แตกต่างกันไป จากฐานข้อมูลที่ทำขึ้นมาเองจนถึงระบบการจัดการโปรเจ็คพอร์ตโฟลิโอที่สมบูรณ์ที่มีราคาแพงมาก
บางทีระบบพวกนี้ก็ใช้งานได้ – อย่างน้อยก็ใช้ได้ซักพักหนึ่ง – แต่หลายๆองค์กรค้นพบว่าการรักษาระบบที่ทำขึ้นมาเองนั้นกับกลายเป็นภาระที่มีราคาแพง และจากที่หลายๆคนได้ค้นพบว่าสุดท้ายแล้วการใช้ระบบที่จ้างมาทำเองเพื่อให้ตรงตามงบและความต้องการของตัวเองนั้นไม่ได้เหมาะกับโปรเจ็คที่เกี่ยวกับกระบวนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเช่น Lean หรือ Six Sigma
แล้วผลลัพธ์คืออะไร? ระบบที่ค่อยๆลดประสิทธิภาพลงเรื่อยๆเวลาทรัพยากรถูกนำไปใช้ในที่อื่น ระบบการนำเสนอข้อมูลที่ไม่ได้ถูกใช้และผลสรุปที่ไม่ตรงและไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ถึงแม้จะนำไปใช้ก็ตาม
5. การนำเสนอข้อมูลนั้นใช้เวลามากไป
วันวันหนึ่งมีเวลาหลายชั่วโมง คนในทีมและหัวหน้าทีมต้องแบ่งเวลาตามลำดับความสำคัญ โดยเฉพาะเวลาทำงานภายใต้เงื่อนไขที่ได้กำหนดไว้ด้านบน หัวหน้าทีมค้นพบว่าการทำรายงานของแต่ละโปรเจ็คเป็นภาระที่ไม่เคยมองว่ามันสำคัญเท่าไหร่
ด้วยเวลาที่จำกัด การคัดลอกและวางข้อมูลจากหลายๆเอกสารของโปรเจ็คไปยังที่หนึ่งและทำหน้าตาให้สวยงามหลังจากที่ถูกรวบรวมมาจากสมาชิกในทีม คอมพิวเตอร์และเซิฟเวอร์ ที่หลากหลายนั้นไม่ได้เป็นการกระทำที่เพิ่มมูลค่าให้กับองค์กร
และถ้าหากว่าไม่ได้เป็นข้อมูลที่หัวหน้าต้องการ (ซึ่งผู้บริหารระดับ C นั้นไม่ค่อยสนใจ) หัวหน้าโปรเจ็คหลายๆคนจึงอุทิศเวลาให้กับงานอื่นมากกว่า
องค์กรสามารถสร้างมาตรฐานและทำให้ทุกๆโปรเจ็คใช้ตัวชี้วัดที่เหมือนกันได้ หัวหน้าสามารถทำอะไรซักอย่างที่ทำให้การนำเสนอผลลัพธ์กลายเป็นขั้นตอนสำคัญในทุกๆโปรเจ็ค
การนำเสนอความพยายามในการปรับปรุงไม่จำเป็นต้องยากขนาดนี้
จากความซับซ้อนของแต่ละเนื้องาน ระบบ และปัจจัยจากมนุษย์ที่เกี่ยวข้องกับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง มันจึงไม่น่าสงสัยเลยว่าทำไมองค์กรทั้งหลายถึงมีปัญหาในการเรียนรู้ว่าโครงการของตัวเองตอนนี้มีสภาพอย่างไรบ้าง ความท้าทายอยู่ที่การทำให้การนำเสนอผลลัพธ์เป็นหนึ่งในขั้นตอนที่สำคัญในแต่ละโปรเจ็คและทุกๆโปรเจ็คใช้ตัวชี้วัดที่เหมือนกัน ทีมที่สามารถทำได้จะเห็นว่าผลลัพธ์ที่ได้มานั้นได้รับความสนใจมากขึ้นและได้รับเครดิตว่ามันส่งผลต่อกำไรอย่างไร
ผลลัพธ์ที่ได้จากรายงานของ ASQ ทำให้เห็นปัญหาที่พวกเราชาว Minitab นั้นเน้นมานาน – ซอฟต์แวร์ Minitab Engage ของเรานั้นสามารถแก้ได้หลายปัญหาที่กล่าวมา สำหรับผู้บริหาร ผู้จัดการ และผู้ถือหุ้น Engage สามารถมอบข้อมูลและภาพรวมของกระบวนการ ประสิทธิภาพ และผลกระทบต่อกำไรที่ไม่มีใครสู้ได้ของทั้งโครงการปรับปรุงขององค์กรหรือว่าของแต่ละโปรเจ็ค
Brian Mapani ผู้จัดการการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องระดับชาติที่ผู้ผลิตอาหารของอเมริกาใต้ Premier FMCG นั้นให้เครดิตกับ Engage ที่ทำให้องค์กรของเค้าประสบความสำเร็จ ซึ่งเค้าได้กล่าวใว้ว่าตอนแรกองค์กรเค้าก็เป็นแค่องค์กรที่มีแนวคิดที่จะทำการปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่องจนกลายเป็นองค์กรที่ทำการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและทำได้เกินความคาดหมาย มากกว่าที่ได้วางแผนใว้ใน 5 ปีข้างหน้า มันทำให้องค์กรเค้าสามารถลดค่าใช้จ่ายไปได้หลายพัน หลายหมื่นดอลลาร์โดยการปรับความสมดุลของกระบวนการทำสูตร สามารถเข้าไปชมที่เค้าอธิบายเพิ่มเติมได้ที่ลิงค์ด้านล่าง
บทความต้นฉบับ : 5 Challenges that Keep Even the Best Project Deployments in the Shadows
ต้นฉบับนำมาจาก Minitab blog, แปลและเรียบเรียงโดยปณิธิ เสนีวงศ์ ณ อยุธยา
บริหารจัดการ SCM Blog โดยชลทิชา จำรัสพร บริษัท โซลูชั่น เซ็นเตอร์ จํากัด ตัวแทน Minitab ในประเทศไทย
เพิ่มเติมเกี่ยวกับบริษัท Minitab
Minitab ช่วยให้บริษัทและองค์กรต่างๆ สามารถมองเห็นแนวโน้มของข้อมูล, แก้ปัญหาและค้นพบประเด็นสำคัญจากข้อมูลเชิงลึก โดยนำเสนอชุดโซลูชั่นที่ครอบคลุมทุกด้านและดีที่สุดสำหรับซอฟต์แวร์ในระดับเดียวกัน ที่ใช้สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลและการปรับปรุงกระบวนการ
ด้วยวิธีการที่เป็นเอกลักษณ์ และการนำเสนอซอฟต์แวร์และบริการแบบองค์รวม Minitab ช่วยให้องค์กรเข้าถึงกระบวนการตัดสินใจในส่วนที่ช่วยผลักดันให้เกิดความเป็นเลิศทางธุรกิจได้ดีขึ้น ความง่ายในการใช้งานที่โดดเด่นกว่าใครมีส่วนช่วยให้ Minitab สามารถทำให้การเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกเป็นเรื่องที่ง่าย ทีมงานของ Minitab ซึ่งประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญทางด้านการวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้ผ่านการอบรมมาเป็นอย่างเข้มงวด จะช่วยให้ผู้ใช้งานมั่นใจว่าจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากการใช้งานวิเคราะห์ข้อมูลและพร้อมที่จะให้คำปรึกษาตลอดเวลาที่ใช้งานเพื่อนำไปสู่การตัดสินใจที่ดีขึ้น รวดเร็ว และแม่นยำ
เป็นเวลากว่า 50 ปีที่ Minitab ได้ช่วยองค์การต่าง ๆ เพิ่มรายได้ ควบคุมและลดต้นทุน เพิ่มคุณภาพ เสริมสร้างความพึงพอใจของลูกค้า และเพิ่มประสิทธิภาพ ธุรกิจและองค์นับหมื่นทั่วโลกใช้ Minitab Statistical Software®, Companion by Minitab®, Minitab Workspace®, Salford Predictive Modeler® and Quality Trainer® เป็นเครื่องมือช่วยในการค้นพบและปรับปรุงความบกพร่องในกระบวนการ