เบื้องหลังการริเริ่มการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องที่ประสบความสำเร็จคือเครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรกำหนดกระบวนการของตนอย่างเป็นแบบแผน, เหนือความคาดหวังของลูกค้า และมีการวัดความสำเร็จ ไม่ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มต้นด้วยความคิดริเริ่มง่ายๆ หรือโครงการที่ซับซ้อนกว่านั้น Minitab Engage เป็นโซลูชันที่ใช้งานง่ายสำหรับคุณ
ในบทความนี้ เราจะกล่าวถึงความสำคัญของการใช้เครื่องมือ CI (Continuous Improvement) ที่เหมาะสมในการปรับปรุงกระบวนการ พร้อมด้วยเครื่องมือง่ายๆ 3 อย่างเพื่อความสำเร็จ
เป็นที่เปิดเผยว่าผู้จัดการโครงการบางคนใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการทำงานด้วยตนเอง จากการศึกษาผลกระทบทางเศรษฐกิจโดยรวมของ Forrester ผู้จัดการใช้เวลาประมาณ 10 ชั่วโมงต่อเดือนในการตั้งค่าโครงการ, 4 ชั่วโมงในการจัดการอีเมล และ 6 ชั่วโมงในการทบทวนโครงการ โชคดีที่ Engage ช่วยผู้จัดการโครงการด้วยการสร้างเทมเพลตและทำให้กระบวนการสร้างโครงการใหม่เป็นแบบอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังมีแบบฟอร์มที่สร้างไว้ล่วงหน้า เครื่องมืออัจฉริยะ และแผนงานโครงการที่ครอบคลุมที่สุดซึ่งออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับมืออาชีพด้าน CI/OPEX(Operational Excellence)
การใช้เครื่องมือ CI ที่เหมาะสม
หลายครั้งที่ผู้นำระดับสูงเชื่อว่าซอฟต์แวร์ทั่วไปก็เพียงพอที่จะทำงานให้สำเร็จได้ ในความเป็นจริง บริษัทต่างๆ กำลังสูญเสียเงินจากการไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสมในการสนับสนุนทีมและความคิดริเริ่มของพวกเขา แม้ว่าการเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมจะขึ้นอยู่กับบทบาทของคุณ แต่เราจะครอบคลุมเครื่องมือที่ทุกแผนกสามารถใช้กับโปรแกรม CI ของตนได้ มาลงรายละเอียดกันเถอะ!
เครื่องมือ 1: แผนผังกระบวนการ
แผนผังกระบวนการ ซึ่งบางครั้งเรียกว่าแผนผังลำดับงาน จะแสดงแผนผังขั้นตอนและกิจกรรมทั้งหมดขณะที่ดำเนินไปตามกระบวนการหรือการไหลของกระบวนการ ช่วยให้คุณจำลองกระบวนการของคุณ ทำความเข้าใจและสื่อสารความสัมพันธ์ระหว่างอินพุตและเอาต์พุต ระบุจุดตัดสินใจที่สำคัญ และค้นพบวงจรการทำงานซ้ำ
แผนผังกระบวนการตอบคำถามต่อไปนี้:
- จุดใดของกระบวนการที่มองเห็นโอกาสในการปรับปรุงมากที่สุด?
- สำหรับโครงการที่ศึกษา กระบวนการเริ่มต้นและสิ้นสุดที่ใด?
- ปัจจัยนำเข้าและผลลัพธ์ของแต่ละขั้นตอนในกระบวนการคืออะไร?
- ขั้นตอนใดที่มีผลกระทบโดยตรงต่อความต้องการของลูกค้า?
- คุณสามารถลดความซับซ้อน รวม หรือลดขั้นตอนในกระบวนการได้หรือไม่?
Minitab Workspace และ Minitab Engage สามารถช่วยคุณนำเครื่องมือเหล่านี้ไปใช้จริงได้ แพลตฟอร์มทั้งสองของเรานำเสนอเครื่องมือที่ใช้งานง่ายสำหรับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและความเป็นเลิศในการดำเนินงาน หากต้องการก้าวไปอีกขั้น Engage ช่วยให้การสร้างแผนภูมิลำดับงานระดับสูงหรือแบบละเอียดเป็นเรื่องง่าย และยังมีฟังก์ชันในการกำหนดตัวแปรให้กับแต่ละกล่องที่สร้าง(Shape) แล้วแชร์ไปยังเครื่องมืออื่นๆ ที่คุณใช้ใน Engage นอกจากนี้ อินพุตและเอาต์พุตยังถูกติดตามอยู่เบื้องหลัง ดังนั้นแผนผังกระบวนการของคุณสามารถเชื่อมโยงกับเครื่องมืออื่นๆ กว่า 100+ รายการของเราที่มีอยู่ในทั้งสองแพลตฟอร์มได้อย่างง่ายดาย
ต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับแผนผังกระบวนการหรือไม่?
เครื่องมือ 2: แผนภาพก้างปลา
แผนภาพก้างปลา(Fishbone diagram)หรือที่เรียกว่าแผนภาพ Ishikawa หรือ Cause and Effect (C&E) เป็นเครื่องมือต่อยอดการระดมสมองไปอีกขั้นด้วยการสำรวจผลกระทบหรือผลกระทบที่คุณต้องการบรรลุ และทำความเข้าใจสาเหตุของมัน เป็นวิธีที่มองเห็นเหตุและผลโดยการแสดงปัญหาหรือผลกระทบ สาเหตุที่เป็นไปได้มีระบุไว้ใน “กระดูก(bones)” ที่เล็กกว่าภายใต้ประเภทสาเหตุต่างๆ ในแผนภาพก้างปลา ปัญหาหรือผลกระทบที่อยู่ตรงกลางจะอยู่ด้านขวาสุด ความสัมพันธ์ซึ่งเป็นหมวดหมู่ของสาเหตุแตกแขนงจากส่วนกลางกระดูกสันหลัง การระดมสมองทำให้เกิดการแตกแขนงต่างๆจากความสัมพันธ์
แผนภาพก้างปลาตอบคำถามต่อไปนี้
- อะไรคือสาเหตุที่เป็นไปได้สำหรับข้อบกพร่องที่สนใจ?
- อินพุตของกระบวนการใดบ้างที่มีส่วนทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในเอาต์พุตของกระบวนการ?
แผนภาพก้างปลาของเรานั้นใช้งานง่าย เพียงแค่คลิกสองครั้ง คุณก็สามารถมีโครงร่างก้างปลาทั้งหมดได้เพียงปลายนิ้วสัมผัส สิ่งที่ดีที่สุดอย่างหนึ่งเกี่ยวกับแผนภาพของเราคือ หากคุณไม่ชอบตำแหน่งของคุณลักษณะหรือสาเหตุ คุณสามารถลากและวางในตำแหน่งที่คุณต้องการได้ มันง่ายมาก
เครื่องมือ 3: สัญญาโครงการ
สัญญาโครงการคือเอกสารที่สรุปโครงการในลักษณะที่ชัดเจนและรัดกุม โดยปกติแล้วจะได้รับการออกแบบโดยคำนึงถึงการจัดการระดับสูง รายละเอียดประกอบด้วยขอบเขต วัตถุประสงค์ และผู้เข้าร่วมในโครงการ ดังนั้นทุกคนสามารถเข้าใจแนวคิดของโครงการได้อย่างรวดเร็ว สัญญาโครงการควรระบุบทบาทและความรับผิดชอบ รวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหากจำเป็น ในขณะเดียวกันก็ระบุเป้าหมายและกำหนดเวลาของโครงการด้วย
ในที่สุด รายละเอียดโครงการจะตอบคำถามต่อไปนี้ในโครงการใดๆ ใคร? อะไร? ที่ไหน? เมื่อไร? ทำไม แล้วยังไง?
แม้ว่าจะสั้น สัญญาโครงการมักจะเป็นเอกสารที่เป็นทางการตามคำสั่งของงาน (SoW) สำหรับความต้องการทางธุรกิจที่ตกลงร่วมกัน ซึ่งมักจะกำหนดไว้เมื่อเริ่มต้นโครงการ ตามหลักการแล้ว สัญญาโครงการจะจัดทำขึ้นในระหว่างขั้นตอนการวางแผนของโครงการ เมื่อแต่ละส่วนทั้งหมดของโครงการถูกดึงเข้าด้วยกัน หลังจากที่โครงการพร้อมที่จะดำเนินการแล้ว สัญญาโครงการจะต้องผ่านการอนุมัติขั้นสุดท้ายจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
ด้านล่างนี้เป็นคำถามบางส่วนเพื่อช่วยในคำชี้แจงปัญหาและขอบเขตโครงการของคุณ:
- ฉันกำลังพยายามแก้ปัญหาอะไร
- ปัญหาของฉันมุ่งเน้นไปที่ปัญหาเดียวหรือปัญหาที่ส่งผลกระทบต่อกระบวนการ สถานที่ หรือบริการเดียวหรือไม่?
- โครงการของฉันมีความสัมพันธ์กับความต้องการของลูกค้าที่ได้รับการพิสูจน์แล้วหรือไม่?
- ประโยชน์ที่เป็นไปได้ของโครงการของฉันคืออะไร?
- ฉันสามารถทำโครงการนี้ให้เสร็จภายในกรอบเวลาที่เหมาะสมได้หรือไม่?
- ฉันมีทรัพยากรขององค์กรและการสนับสนุนที่จำเป็นในการทำโครงการนี้ให้สำเร็จหรือไม่?
เมื่อคุณมั่นใจว่าคุณมีคำชี้แจงปัญหาที่ชัดเจน โครงการที่มีขอบเขตเพียงพอ และความมุ่งมั่นขององค์กรของคุณในการจัดหาทรัพยากรที่จำเป็น คุณสามารถดำเนินการเลือกวิธีการตามโครงการของคุณ
ต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับระเบียบวิธีหรือไม่?
เราได้เน้นเครื่องมือการปรับปรุงบางอย่างที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในทุกแผนกและองค์กร เลือกเครื่องมือที่สอดคล้องกับบทบาทและเป้าหมายของการริเริ่มการปรับปรุงของคุณมากที่สุด โชคดีที่ Minitab Engage เป็นแพลตฟอร์มที่สร้างขึ้นจากการปรับปรุง
พร้อมที่จะเริ่มต้นใช้งานเครื่องมือเหล่านี้แล้วหรือยัง?
บทความต้นฉบับ : 3 Simple Tools to Manage Your CI & OPEX Programs
ต้นฉบับนำมาจาก Minitab blog , แปลและเรียบเรียงโดยชลทิชา จํารัสพร
บริหารจัดการ SCM Blog โดยชลทิชา จำรัสพร, บริษัท โซลูชั่น เซ็นเตอร์ จํากัด ตัวแทน Minitab ในประเทศไทย
เพิ่มเติมเกี่ยวกับบริษัท Minitab
Minitab ช่วยให้บริษัทและองค์กรต่างๆ สามารถมองเห็นแนวโน้มของข้อมูล, แก้ปัญหาและค้นพบประเด็นสำคัญจากข้อมูลเชิงลึก โดยนำเสนอชุดโซลูชั่นที่ครอบคลุมทุกด้านและดีที่สุดสำหรับซอฟต์แวร์ในระดับเดียวกัน ที่ใช้สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลและการปรับปรุงกระบวนการ
ด้วยวิธีการที่เป็นเอกลักษณ์ และการนำเสนอซอฟต์แวร์และบริการแบบองค์รวม Minitab ช่วยให้องค์กรเข้าถึงกระบวนการตัดสินใจในส่วนที่ช่วยผลักดันให้เกิดความเป็นเลิศทางธุรกิจได้ดีขึ้น ความง่ายในการใช้งานที่โดดเด่นกว่าใครมีส่วนช่วยให้ Minitab สามารถทำให้การเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกเป็นเรื่องที่ง่าย ทีมงานของ Minitab ซึ่งประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญทางด้านการวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้ผ่านการอบรมมาเป็นอย่างเข้มงวด จะช่วยให้ผู้ใช้งานมั่นใจว่าจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากการใช้งานวิเคราะห์ข้อมูลและพร้อมที่จะให้คำปรึกษาตลอดเวลาที่ใช้งานเพื่อนำไปสู่การตัดสินใจที่ดีขึ้น รวดเร็ว และแม่นยำ
เป็นเวลากว่า 50 ปีที่ Minitab ได้ช่วยองค์การต่าง ๆ เพิ่มรายได้ ควบคุมและลดต้นทุน เพิ่มคุณภาพ เสริมสร้างความพึงพอใจของลูกค้า และเพิ่มประสิทธิภาพ ธุรกิจและองค์นับหมื่นทั่วโลกใช้ Minitab Statistical Software®, Companion by Minitab®, Minitab Workspace®, Salford Predictive Modeler® and Quality Trainer® เป็นเครื่องมือช่วยในการค้นพบและปรับปรุงความบกพร่องในกระบวนการ