ในโลกของบริการทางการเงินที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ความแม่นยำและประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง และเครื่องมือทางสถิติสามารถช่วยได้ หนึ่งในเครื่องมือเหล่านี้ได้แก่แผนภูมิควบคุมซึ่งสามารถช่วยผู้นำในบริษัทที่ให้บริการทางการเงินที่ต้องการตรวจสอบประสิทธิภาพและแนะแนวทางในการปรับปรุงกระบวนการที่ซับซ้อน
เราจะมาดูสองกรณีการใช้งานในโพสต์บล็อกนี้ ซึ่งแสดงให้เห็นว่าแผนภูมิควบคุมสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพของทีมและลดความเสี่ยงของกระบวนการที่มีความยาวยืดเยื้อได้อย่างไร
ใช้กรณี #1: ตรวจสอบประสิทธิภาพของทีม
มีเครื่องมือทางสถิติหลายอย่างใน Minitab ที่สามารถช่วยตรวจสอบประสิทธิภาพของทีมของคุณและปรับปรุงการปฏิบัติตามกฎระเบียบของคุณ
แผนภูมิควบคุม(Control charts)สามารถใช้ในการตรวจสอบตัวชี้วัดทางการเงินหรือตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบล่าสุด ตัวอย่างเช่น แผนภูมิควบคุมสามารถติดตามอัตราส่วนทางการเงินที่สำคัญ เช่น อัตราส่วนความเพียงพอของเงินทุน หรืออัตราส่วนสภาพคล่อง เพื่อให้แน่ใจว่ายังคงอยู่ในพิกัดควบคุม(control limit) นอกจากนี้ ยังสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญเกี่ยวกับอัตราข้อผิดพลาดเพื่อวัตถุประสงค์ในการปฏิบัติตามข้อกำหนด แผนภูมิ NP Chart นี้ให้ข้อมูลเพิ่มเติม:
แผนภูมิ NP Chart ของข้อผิดพลาดในสถาบันการเงินแห่งนี้เผยให้เห็นข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญเกี่ยวกับผลการดำเนินงานขององค์กรในช่วงระยะเวลา 31 เดือน เนื่องจากโดยทั่วไปแล้วการส่งต่อสาย การตอบอีเมล และการเคลื่อนย้ายเงินทุนล้วนต้องอาศัยการสัมผัสของมนุษย์ จึงสมเหตุสมผลที่จะถือว่ามีข้อผิดพลาดบางอย่างเกิดขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่เพื่อวัตถุประสงค์ในการปฏิบัติตามข้อกำหนด เราต้องการให้ข้อผิดพลาดเหล่านั้นน้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้
แม้ว่าจำนวนข้อผิดพลาดโดยรวมต่อขนาดตัวอย่าง (ขนาดตัวอย่างขึ้นอยู่กับจำนวนธุรกรรมที่ดำเนินการในแต่ละช่วงเวลา หรือ “เหตุการณ์” เช่น อีเมล การเคลื่อนย้ายเงิน หรือการโอนเงิน) แสดงให้เห็นถึงแนวโน้มที่ลดลง แต่สิ่งสำคัญคือต้องจัดการกับ จุดที่มากผิดปกติที่ 1, 10 และ 16
จุดผิดปกติเหล่านี้บ่งชี้ถึงการเบี่ยงเบนไปจากรูปแบบที่คาดไว้และรับประกันการได้รับการตรวจสอบเพิ่มเติม ในกรณีนี้ มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นมากกว่าที่ควรจะเกิดขึ้นตามขนาดตัวอย่าง เพื่อให้มั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามข้อกำหนดและรักษาอัตราข้อผิดพลาดที่ดีขึ้นได้อย่างยั่งยืน จำเป็นต้องดำเนินการวิเคราะห์ประเด็นเหล่านี้อย่างละเอียด การวิเคราะห์นี้อาจเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบสาเหตุที่ซ่อนอยู่ การระบุความแปรผันของกระบวนการที่อาจเกิดขึ้นหรือปัจจัยภายนอกที่ส่งผลต่อความผิดปกติ และการดำเนินการแก้ไขที่เหมาะสม บางทีทีมงานอาจขาดแคลนบุคลากร กำลังดำเนินการตามกระบวนการใหม่ หรือเหนื่อยล้ามากเกินไป ความรู้เกี่ยวกับปัจจัยพื้นฐานเหล่านี้สามารถช่วยในการดำเนินการแก้ไขในอนาคต เช่น การเพิ่มพนักงานเพิ่มเติมหรือการฝึกอบรมที่ได้รับการปรับปรุง
การระบุสาเหตุที่แท้จริงของข้อผิดพลาดที่มากผิดปกติและดำเนินมาตรการที่จำเป็นในเชิงรุก สถาบันการเงินจะสามารถปรับเปลี่ยนความพยายามในการปฏิบัติตามข้อกำหนด ลดข้อผิดพลาด และรักษาแนวโน้มการปรับปรุงที่สม่ำเสมอเมื่อเวลาผ่านไป
ใช้กรณี #2: การจัดการความเสี่ยงในการอนุมัติสินเชื่อและการปรับปรุงกระบวนการ
การลดความเสี่ยงถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในภาคการเงิน ตัวอย่างที่สำคัญของเรื่องนี้เกี่ยวข้องกับระยะเวลาดำเนินการในการอนุมัติสินเชื่อ โดยที่แผนภูมิควบคุมนำเสนอโซลูชันที่มีศักยภาพในการลดความเสี่ยงและปรับปรุงกระบวนการ เวลาตอบสนองที่ช้าอาจคุกคามโอกาสทางธุรกิจและอาจนำไปสู่ความไม่พอใจของลูกค้า
ลองนึกภาพผู้นำของบริษัทผู้ให้บริการทางการเงินที่มุ่งเน้นการปรับกระบวนการอนุมัติสินเชื่อให้เหมาะสม วัตถุประสงค์ของพวกเขาคือสองประการ: เพื่อให้มั่นใจว่าการประมวลผลใบสมัครทันเวลา และที่สำคัญกว่านั้นคือเพื่อปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ พวกเขาใช้ประโยชน์จากแผนภูมิควบคุมในการตรวจสอบเวลาดำเนินการ
เมื่อรวบรวมข้อมูลเริ่มต้นและกำหนดค่าแผนภูมิควบคุม ทีมงานจะรักษาแผนภูมิด้วยข้อมูลใหม่ (สามารถทำได้โดยอัตโนมัติด้วย Minitab Connect) ในระหว่างการวิเคราะห์ ทีมงานตรวจพบแนวโน้มของเวลาการอนุมัติที่เกิดซ้ำซึ่งเกินเส้นพิกัดควบคุมด้านบนอย่างสม่ำเสมอ
ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ สิ่งนี้บ่งบอกถึงความเสี่ยง: ความล่าช้าอย่างต่อเนื่องในการอนุมัติประเภทสินเชื่อบางประเภทอาจกระตุ้นให้ลูกค้าไม่พอใจ โอกาสทางธุรกิจที่มองข้ามไป และอาจละเมิดกรอบเวลาด้านกฎระเบียบ
จากการวิเคราะห์ที่ครอบคลุม ผู้จัดการระบุว่าเอกสารการสมัครสินเชื่อเฉพาะจำเป็นต้องมีขั้นตอนการตรวจสอบเพิ่มเติม ทำให้เกิดความล่าช้าอย่างเห็นได้ชัด ยิ่งไปกว่านั้น ยังทราบถึงการกระจายภาระงานระหว่างโปรเซสเซอร์ที่ไม่สม่ำเสมออีกด้วย
ด้วยข้อมูลเชิงลึกนี้ พวกเขาอาจเลือกที่จะดำเนินการปรับปรุงกระบวนการ ซึ่งรวมถึงการปรับปรุงการตรวจสอบเอกสาร การกระจายภาระงาน และการฝึกอบรมเพิ่มเติมแก่ผู้ประมวลผลสินเชื่อ
เมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงกระบวนการ พิกัดควบคุมของคุณจะเปลี่ยนไป หลังจากการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ ทีมงานจะติดตามการเปลี่ยนแปลงของแผนภูมิควบคุมอย่างต่อเนื่องในระยะใหม่พร้อมพิกัดการควบคุมที่ปรับปรุง เมื่อการปรับเปลี่ยนมีผล ทีมงานจะสังเกตได้จากเวลาอนุมัติสินเชื่อจะค่อยๆลดลงอย่างค่อยเป็นค่อยไปภายในพิกัดการควบคุม สิ่งนี้ถือเป็นหลักฐานของการบริหารความเสี่ยงที่มีประสิทธิผลและปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน
บทสรุป
จากตัวอย่างที่ส่งผลกระทบสองตัวอย่าง เราได้เห็นว่าแผนภูมิควบคุมช่วยสนับสนุนประสิทธิภาพของทีมและลดความเสี่ยงได้อย่างไร ด้วยการควบคุมข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล สถาบันการเงินสามารถนำทางความซับซ้อนของการปฏิบัติตามข้อกำหนด ลดข้อผิดพลาด และขับเคลื่อนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ช่วยให้พวกเขาเดินทางไปสู่ประสิทธิภาพและความยืดหยุ่นสูงสุด
ต้องการที่จะเห็นข้อมูลของตัวเอง? ตรวจสอบว่าบริษัทผู้ให้บริการทางการเงินชั้นนำ(leading financial services firm) ใช้แผนภูมิควบคุมหรือ ดาวน์โหลดซอฟต์แวร์ Minitab Statistical Software วันนี้ได้อย่างไร
บทความต้นฉบับ : 2 Use Cases for Control Charts in Finance
ต้นฉบับนำมาจาก Minitab blog , แปลและเรียบเรียงโดยชลทิชา จํารัสพร
บริหารจัดการ SCM Blog โดยชลทิชา จำรัสพร, บริษัท โซลูชั่น เซ็นเตอร์ จํากัด ตัวแทน Minitab ในประเทศไทย
เพิ่มเติมเกี่ยวกับบริษัท Minitab
Minitab ช่วยให้บริษัทและองค์กรต่างๆ สามารถมองเห็นแนวโน้มของข้อมูล, แก้ปัญหาและค้นพบประเด็นสำคัญจากข้อมูลเชิงลึก โดยนำเสนอชุดโซลูชั่นที่ครอบคลุมทุกด้านและดีที่สุดสำหรับซอฟต์แวร์ในระดับเดียวกัน ที่ใช้สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลและการปรับปรุงกระบวนการ
ด้วยวิธีการที่เป็นเอกลักษณ์ และการนำเสนอซอฟต์แวร์และบริการแบบองค์รวม Minitab ช่วยให้องค์กรเข้าถึงกระบวนการตัดสินใจในส่วนที่ช่วยผลักดันให้เกิดความเป็นเลิศทางธุรกิจได้ดีขึ้น ความง่ายในการใช้งานที่โดดเด่นกว่าใครมีส่วนช่วยให้ Minitab สามารถทำให้การเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกเป็นเรื่องที่ง่าย ทีมงานของ Minitab ซึ่งประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญทางด้านการวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้ผ่านการอบรมมาเป็นอย่างเข้มงวด จะช่วยให้ผู้ใช้งานมั่นใจว่าจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากการใช้งานวิเคราะห์ข้อมูลและพร้อมที่จะให้คำปรึกษาตลอดเวลาที่ใช้งานเพื่อนำไปสู่การตัดสินใจที่ดีขึ้น รวดเร็ว และแม่นยำ
เป็นเวลากว่า 50 ปีที่ Minitab ได้ช่วยองค์การต่าง ๆ เพิ่มรายได้ ควบคุมและลดต้นทุน เพิ่มคุณภาพ เสริมสร้างความพึงพอใจของลูกค้า และเพิ่มประสิทธิภาพ ธุรกิจและองค์นับหมื่นทั่วโลกใช้ Minitab Statistical Software®, Companion by Minitab®, Minitab Workspace®, Salford Predictive Modeler® and Quality Trainer® เป็นเครื่องมือช่วยในการค้นพบและปรับปรุงความบกพร่องในกระบวนการ